Medarbejdere og timer – få styr på tidsregistrering, løn og hverdagen

Når virksomheden vokser fra én mand i varevognen til flere medarbejdere, vokser administrationen som regel med.

Pludselig skal der ikke bare være styr på dagens opgaver. Timer skal registreres, medarbejdere skal planlægges, løn skal køres, ferie skal håndteres, og du skal helst kunne se, hvor mange timer der faktisk er brugt på den enkelte sag.

Det behøver heldigvis ikke betyde flere aftener foran computeren.

På Mesterdrift samler vi guides, sammenligninger og digitale værktøjer, der kan gøre medarbejderadministrationen lettere for håndværkere og mindre virksomheder.

Hvorfor er styr på timerne så vigtigt?

Tidsregistrering lyder måske som en mindre del af virksomhedens drift, men timerne hænger sammen med næsten hele forretningen.

Hvis en medarbejder bruger 14 timer på en opgave, som virksomheden kun har kalkuleret med 10 timer til, påvirker det direkte indtjeningen på sagen.

Derfor handler tidsregistrering ikke kun om at vide, hvor længe medarbejderne har været på arbejde. Det handler også om at kunne se hvor tiden bliver brugt.

Med en god løsning kan medarbejderen eksempelvis registrere timer direkte på den enkelte kunde eller sag fra mobilen. Det giver virksomheden et langt bedre grundlag for både fakturering, løn og efterkalkulation.

Fra timeseddel til digital tidsregistrering

Papirsedler og Excel-ark kan sagtens fungere i en meget lille virksomhed. Problemerne opstår typisk, når antallet af medarbejdere og sager begynder at vokse.

En medarbejder glemmer måske at skrive fredag eftermiddag på timesedlen. En anden registrerer timerne flere dage senere. Og på kontoret skal oplysningerne efterfølgende tastes ind endnu en gang.

Digital tidsregistrering kan fjerne en stor del af det arbejde.

Medarbejderen kan registrere arbejdstiden direkte på telefonen, mens oplysningerne automatisk bliver samlet i virksomhedens system.

Det kan eksempelvis være:

• arbejdstimer på den enkelte sag
• kørsel og transporttid
• overarbejde
• fravær og sygdom
• ferie
• materialeforbrug
• dokumentation og billeder fra opgaven

Jo mindre information der skal flyttes manuelt mellem medarbejder, kontor, lønsystem og fakturering, desto mindre er risikoen for fejl.

Hvilket tidsregistreringssystem skal man vælge?

Der findes efterhånden mange løsninger til tidsregistrering, og den bedste løsning afhænger især af virksomhedens størrelse og arbejdsgange.

For nogle virksomheder er en simpel app til registrering af timer rigeligt. Andre har større fordel af et komplet ordrestyringssystem, hvor timer, medarbejdere, tilbud, materialer og fakturering hænger sammen.

Når du sammenligner løsninger, er det især værd at kigge på, hvor nemt systemet er for medarbejderne at bruge.

Et avanceret system er ikke meget værd, hvis svendene ender med at sende deres timer på SMS, fordi appen er for besværlig.

På Mesterdrift kommer vi derfor til at sammenligne løsninger ud fra den praktiske hverdag – ikke kun ud fra hvor mange funktioner der står på producentens hjemmeside.

Timer og ordrestyring bør hænge sammen

En af de største fordele ved digitalisering kommer, når virksomhedens forskellige systemer kan tale sammen.

Forestil dig eksempelvis en tømreropgave.

Sagen bliver oprettet i virksomhedens ordrestyringssystem. To medarbejdere bliver tilknyttet opgaven og registrerer løbende deres timer fra mobilen. Når arbejdet er afsluttet, kan virksomheden se det samlede tidsforbrug og bruge oplysningerne til både fakturering og efterkalkulation.

Det betyder mindre dobbeltarbejde og samtidig bedre indsigt i, hvilke typer opgaver virksomheden faktisk tjener penge på.

Læs også: Bedste ordrestyringssystem til håndværkere – løsninger sammenlignet.

Fra registrerede timer til løn

Tidsregistrering bliver endnu mere interessant, når data kan overføres direkte til virksomhedens lønsystem.

I stedet for manuelt at samle timesedler ved månedens afslutning kan timer, fravær og andre oplysninger allerede være registreret digitalt.

Det kan spare administration – især når virksomheden får flere ansatte.

Det betyder dog ikke nødvendigvis, at du skal vælge det system med flest funktioner. Ofte er den bedste løsning den, der passer sammen med de programmer, virksomheden allerede bruger til eksempelvis regnskab, løn og ordrestyring.

Planlægning af medarbejdere

Med flere medarbejdere kommer også spørgsmålet:

Hvem skal være hvor – og hvornår?

I mindre håndværksvirksomheder kan planlægningen hurtigt ende på en tavle på værkstedet, i en fælles kalender eller i hovedet på mesteren.

Det fungerer lige indtil planen ændrer sig.

En kunde flytter en aftale. Et projekt tager to dage længere end forventet. En medarbejder bliver syg.

Digitale planlægningsværktøjer gør det muligt at flytte medarbejdere mellem opgaver og samtidig give dem adgang til den opdaterede plan på telefonen.

Det kan være en relativt lille ændring, men den kan fjerne overraskende meget koordinering fra hverdagen.

Hvad koster dårlig tidsregistrering?

Det interessante spørgsmål er ikke kun, hvad et tidsregistreringssystem koster.

Det er også:

Hvad koster det ikke at have styr på timerne?

Hvis virksomheden hver uge mister bare enkelte fakturerbare timer, kan værdien hurtigt overstige abonnementet på et digitalt system.

Dertil kommer tiden brugt på at indsamle timesedler, rette fejl, spørge medarbejdere hvad de lavede sidste tirsdag og manuelt overføre oplysninger mellem forskellige programmer.

Derfor bør prisen på et system altid vurderes op imod den administration og de fejl, det potentielt kan fjerne.

Find de rigtige værktøjer til medarbejdere og timer

Der findes ikke ét system, der passer til alle håndværksvirksomheder.

En selvstændig med én lærling har andre behov end en virksomhed med 25 montører på forskellige adresser hver dag.

Derfor finder du på Mesterdrift.dk løbende guides og sammenligninger inden for blandt andet tidsregistrering, medarbejderplanlægning, lønsystemer og ordrestyring.

Målet er enkelt:

Mindre administration. Mere håndværk.